Contrato privado y escritura pública: en qué se diferencian
En una compraventa conviven dos tipos de documento con efectos muy distintos. El contrato privado (una reserva, un contrato de arras o incluso un contrato de compraventa privado) es válido y obliga a las partes desde que hay acuerdo sobre la cosa y el precio, pero no accede por sí mismo al Registro de la Propiedad. La escritura pública es el documento otorgado ante notario que formaliza la transmisión y abre la puerta a la inscripción. El artículo 1280.1 del Código Civil establece que deben constar en documento público los actos y contratos que tengan por objeto la creación, transmisión, modificación o extinción de derechos reales sobre bienes inmuebles. Dicho de otro modo: el contrato de arras que firma la agencia sirve para comprometer a las partes y ganar el tiempo necesario hasta la firma, pero no sustituye la escritura ante notario. Conviene tener clara esa frontera antes de prometer nada al cliente.
Por qué hace falta la escritura pública para inscribir en el Registro
La inscripción en el Registro de la Propiedad es lo que da seguridad frente a terceros: quien lo consulta sabe quién es el titular y qué cargas pesan sobre el inmueble. Para poder inscribir, el artículo 3 de la Ley Hipotecaria exige que los títulos estén consignados en escritura pública, ejecutoria o documento auténtico. Un contrato privado, por muy detallado que sea, no cumple ese requisito de forma y no es inscribible. Por eso la compraventa que quiere transmitir la propiedad con plenos efectos frente a terceros pasa necesariamente por la notaría y después por el Registro. La firma electrónica de los documentos previos no cambia esto: es válida para los acuerdos privados entre las partes, pero el otorgamiento de la escritura es un acto notarial que no se sustituye con una firma a distancia.
Qué documentación reunir antes de la cita con el notario
Antes de la firma, el notario necesita comprobar la titularidad, las cargas, la identidad de las partes y los medios de pago. Reunir la documentación con antelación es lo que evita sorpresas el día de la cita. Estos son los documentos que suelen intervenir, aunque algunos requisitos varían según la comunidad autónoma y conviene confirmarlos con el notario y con la normativa local:
- Título de propiedad del vendedor: la escritura anterior de compraventa, herencia o donación que acredita que es el titular. Es el documento imprescindible sin el que no se puede firmar.
- Nota simple registral actualizada del inmueble, para verificar la titularidad y las cargas antes de la firma. Puedes ver cómo interpretarla en la guía sobre la nota simple registral.
- Documento de identidad en vigor de todas las partes (DNI, NIE o NIF), que el notario usa para verificar la identidad.
- Último recibo del IBI pagado, que acredita estar al corriente del impuesto sobre bienes inmuebles.
- Certificado de estar al corriente con la comunidad de propietarios: en vivienda en régimen de propiedad horizontal, el vendedor debe declarar que está al día de los gastos comunes y aportar la certificación correspondiente, que el notario exige salvo que el comprador le exonere.
- Certificado de eficiencia energética, obligatorio para vender vivienda.
- Cédula de habitabilidad o licencia de segunda ocupación: es exigible según la comunidad autónoma (por ejemplo en Cataluña o la Comunidad Valenciana), mientras que en otras no se requiere para escriturar. Conviene confirmar el requisito en cada caso.
- Certificado de deuda pendiente y, en su caso, de cancelación, cuando sobre el inmueble pesa una hipoteca que se va a cancelar con el precio de la venta.
- Justificantes de los medios de pago (transferencias, cheques), ya que el notario debe hacer constar en la escritura cómo se ha pagado el precio.
Quién aporta cada documento y en qué plazos
El reparto habitual es fácil de anticipar, y saber quién consigue qué evita que un documento lento bloquee la firma en el último momento. El vendedor suele aportar el título de propiedad, el certificado de eficiencia energética, el certificado de la comunidad, el último recibo del IBI y, si hay hipoteca, el certificado de deuda pendiente que emite su banco. El comprador aporta su identificación y, sobre todo, la acreditación de los medios de pago y de la financiación si compra con hipoteca. Los plazos importan: el certificado de la comunidad lo emite el administrador o el secretario y puede tardar días; el certificado de eficiencia energética lo firma un técnico; y el certificado de deuda pendiente del banco no es inmediato. Pedir estos documentos con antelación, y no la víspera, es lo que mantiene la cita en pie.
Costes de la escritura y quién los asume
Los gastos de la compraventa se reparten según un criterio legal supletorio que puede modificarse por pacto. El artículo 1455 del Código Civil establece que los gastos de otorgamiento de la escritura corren a cargo del vendedor, y los de la primera copia y los posteriores a la venta, a cargo del comprador, salvo pacto en contrario. En la práctica, es habitual pactar el reparto en el contrato de arras, por lo que conviene dejarlo claro por escrito antes de llegar a la notaría. A los honorarios del notario se suman otros costes de la operación, como la inscripción en el Registro de la Propiedad y los impuestos que gravan la compraventa, cuyo detalle depende del tipo de inmueble y de la comunidad autónoma y conviene consultar en cada caso. Para la agencia, lo importante es que el reparto pactado quede recogido en la documentación y no se convierta en una discusión de última hora.
El papel de la agencia en la coordinación
La escritura la autoriza el notario, pero llegar a ella en plazo depende en buena medida de la coordinación, y ahí es donde la agencia aporta valor. Entre la firma de las arras y la cita ante notario hay que reunir documentos que están en manos de personas distintas (vendedor, comprador, administrador de la finca, banco, técnico), encajar agendas y comprobar que no falta nada. Llevar ese seguimiento de memoria o repartido entre correos y mensajes sueltos es lo que provoca olvidos. Centralizar cada operación en un CRM inmobiliario, con los contactos, el inmueble y los documentos vinculados en un mismo expediente, permite saber de un vistazo qué se ha reunido y qué falta para poder firmar. La agencia no sustituye al notario ni asume su responsabilidad, pero sí puede ser quien mantenga la operación ordenada y avanzando.
Qué hace saltar una cita notarial
Una cita notarial se cae, casi siempre, por documentación incompleta o incoherente que se detecta en el último momento. Revisar estos puntos con antelación evita el aplazamiento:
- Cargas o embargos que aparecen en la nota simple y no se han cancelado antes de la firma.
- Certificado de la comunidad que refleja deudas pendientes, o que no se ha solicitado a tiempo al administrador.
- Documento de identidad caducado de alguna de las partes.
- Medios de pago que no se pueden justificar, cuando el notario debe reflejar cómo se ha pagado el precio.
- Certificado de eficiencia energética inexistente, o el título de propiedad que el vendedor no localiza.
- Financiación del comprador que no está concedida en la fecha prevista, cuando la compra depende de una hipoteca.
Cómo seguir el estado de cada operación con Firmora
Firmora no firma la escritura ni sustituye al notario, pero ayuda a que todo lo que la rodea llegue ordenado a la cita. Cada operación es un expediente digital donde viven la nota simple, el contrato de arras, los justificantes de pago y la identificación de las partes, vinculados al inmueble y a los contactos, buscables al instante y cifrados en la nube. El estado de cada operación queda a la vista, de modo que sabes qué documentos se han reunido y cuáles siguen pendientes para poder firmar. Los documentos privados del flujo (reserva, hoja de encargo, contrato de arras) puedes generarlos desde una plantilla y enviarlos a firma electrónica simple con validez conforme al Reglamento eIDAS, sin reunir físicamente a las partes. Todo ello dentro de un software para agencias inmobiliarias que mantiene la documentación de cada operación en un mismo sitio. Para la escritura pública seguirá haciendo falta el notario: Firmora cubre la fase documental previa y el seguimiento, no el acto notarial.