Por qué la agencia inmobiliaria es sujeto obligado
El artículo 2 de la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo enumera quiénes son sujetos obligados, y su apartado 1.l) incluye expresamente a los promotores inmobiliarios y a quienes ejerzan profesionalmente actividades de agencia, comisión o intermediación en la compraventa de bienes inmuebles. En la intermediación en compraventa no hay un umbral económico: participar en la operación basta para quedar sujeto a la norma. En el arrendamiento, la ley matiza el alcance y solo considera sujeto obligado la intermediación cuando la operación implica una renta total anual igual o superior a 120.000 euros o una renta mensual igual o superior a 10.000 euros. Ser sujeto obligado significa que la agencia debe aplicar medidas de diligencia debida, mantener procedimientos internos y colaborar con las autoridades, en especial con el SEPBLAC (Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales). Puedes ver cómo se traduce esto en el día a día en nuestra página sobre cumplimiento antiblanqueo para inmobiliarias.
Qué operaciones activan los controles y en qué momento identificar
Las obligaciones no se activan solo cuando se firma la escritura: arrancan mucho antes, en el momento en que la agencia establece una relación de negocios con el cliente o va a intervenir en una operación concreta. La identificación debe ser previa, no posterior: la ley obliga a identificar formalmente a las personas físicas o jurídicas con las que se va a operar antes de establecer la relación o de ejecutar la operación, y no permite cuentas ni operativas anónimas o con nombres ficticios. En la práctica, esto significa recabar y verificar la identidad del comprador y, cuando corresponde, del vendedor, antes de dar por cerrada la operación.
- Alta del cliente: identificación formal antes de iniciar la relación de negocios o la operación.
- Compraventa: la intermediación queda sujeta con independencia del importe de la operación.
- Arrendamiento: sujeto obligado a partir de 120.000 euros de renta anual o 10.000 euros de renta mensual (art. 2.1.l de la Ley 10/2010).
Identificación formal del cliente y del titular real
El artículo 3 de la Ley 10/2010 exige la identificación formal: comprobar la identidad del cliente mediante documentos fehacientes antes de establecer relaciones de negocio o ejecutar operaciones. Para personas físicas se acredita con un documento válido (DNI, NIE o pasaporte); para personas jurídicas, con la documentación que acredite su existencia, denominación y domicilio. A la identificación formal se suma la identificación del titular real, regulada en el artículo 4: la persona física que, en último término, posee o controla al cliente. La ley fija ese control, con carácter general, en una participación superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de una sociedad, o en el control por otros medios. Cuando el cliente es una sociedad, no basta con identificar a quien firma: hay que averiguar quién está realmente detrás de la operación.
- Persona física: identificación con DNI, NIE o pasaporte en vigor.
- Persona jurídica: acreditación de su existencia y de sus datos identificativos.
- Titular real: persona física con más del 25 por ciento del capital o de los derechos de voto, o que ejerce el control por otros medios (art. 4 de la Ley 10/2010).
Diligencia debida: propósito, seguimiento y medidas reforzadas
La diligencia debida no se agota en pedir un documento: la ley pide entender la operación y vigilarla. El artículo 5 obliga a obtener información sobre el propósito e índole de la relación de negocios, y el artículo 6, a aplicar un seguimiento continuo, de modo que la operación encaje con lo que se conoce del cliente y con su perfil de riesgo. En determinados supuestos de mayor riesgo, la norma exige medidas de diligencia debida reforzada (artículo 11), por ejemplo cuando intervienen jurisdicciones con deficiencias en la materia. Un caso típico es el de las personas con responsabilidad pública, las llamadas PEP: el artículo 14 obliga a aplicar medidas reforzadas cuando el cliente o el titular real ocupa o ha ocupado cargos públicos relevantes, por el mayor riesgo asociado. La intensidad de las comprobaciones, por tanto, se gradúa según el riesgo de cada operación.
- Diligencia normal: identificación, propósito de la relación y seguimiento continuo (arts. 3 a 6).
- Diligencia reforzada: operaciones y clientes de mayor riesgo (art. 11).
- Personas con responsabilidad pública (PEP): medidas reforzadas específicas (art. 14).
Conservación de la documentación: cuánto tiempo guardarla
Una de las obligaciones más concretas, y de las que más se revisan en una inspección, es la conservación. El artículo 25 de la Ley 10/2010 obliga a conservar durante un periodo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones de diligencia debida. No basta con haber hecho las comprobaciones: hay que poder demostrarlas años después. Esto incluye las copias de los documentos de identificación, el expediente de cada operación y la evidencia de las medidas aplicadas. Mantener ese archivo ordenado y accesible durante una década es difícil con carpetas de papel o con hojas de cálculo sueltas; centralizar cada expediente en un CRM inmobiliario que registre qué se verificó, cuándo y por quién ayuda a que la documentación esté completa y localizable el día que la administración la pida.
Examen y comunicación de operaciones sospechosas al SEPBLAC
Cuando una operación no cuadra, la agencia no puede limitarse a seguir adelante. La ley prevé un examen especial de las operaciones que, por su naturaleza, puedan estar relacionadas con el blanqueo, y establece un deber de comunicación. El artículo 18 obliga a comunicar, por iniciativa propia y sin dilación, al Servicio Ejecutivo de la Comisión (SEPBLAC) cualquier hecho u operación respecto del que exista indicio o certeza de que está relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Esa comunicación va acompañada de un deber de confidencialidad: no se puede revelar al cliente ni a terceros que se ha informado a las autoridades. Señales habituales que motivan un examen más atento son los pagos en efectivo por importes elevados, las estructuras societarias opacas o la prisa injustificada por cerrar.
- Examen especial de las operaciones que puedan estar vinculadas al blanqueo.
- Comunicación por indicio al SEPBLAC, sin dilación y por iniciativa propia (art. 18).
- Deber de confidencialidad: no se informa al cliente de que se ha comunicado la operación.
Manual interno, procedimientos y formación
La prevención del blanqueo no es solo reaccionar operación a operación: la ley exige una organización mínima. El artículo 26 obliga a los sujetos obligados a aprobar por escrito y aplicar políticas y procedimientos adecuados de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno y gestión del riesgo, lo que en la práctica se materializa en un manual de prevención adaptado a la actividad de la agencia. A ello se añaden la formación de los empleados, para que sepan identificar y tratar las operaciones de riesgo, y, según el tamaño y el perfil del sujeto obligado, el examen externo de las medidas por un experto independiente. El Real Decreto 304/2014, que aprueba el reglamento de desarrollo de la ley, concreta muchos de estos requisitos. Un software para agencias inmobiliarias que centralice el manual, las plantillas y los expedientes ayuda a que los procedimientos se apliquen de la misma forma en todas las operaciones y a acreditar que la agencia se toma en serio sus obligaciones.
Qué mira una inspección y qué sanciones prevé la ley
En una inspección, la administración comprueba básicamente que la agencia identifica a sus clientes, aplica la diligencia debida, conserva la documentación y dispone de procedimientos internos. La falta de estos elementos, o la imposibilidad de acreditarlos, es lo que da lugar a responsabilidad. El régimen sancionador está en el Capítulo VIII de la Ley 10/2010, que clasifica las infracciones en leves, graves y muy graves (artículos 50 y siguientes). Las sanciones combinan multas con otras medidas, como la amonestación pública y, para entidades sujetas a autorización, la suspensión o revocación de esa autorización, y pueden alcanzar también a los cargos de administración o dirección responsables. Las multas por infracciones muy graves pueden llegar a cifras muy elevadas (artículo 56), por lo que el coste de no cumplir supera el esfuerzo de tener el procedimiento en orden. La cuantía concreta se gradúa según el tipo de infracción y las circunstancias del caso.
- La inspección verifica identificación, diligencia debida, conservación y procedimientos internos.
- Infracciones clasificadas en leves, graves y muy graves (Capítulo VIII, art. 50 y siguientes).
- Sanciones: multas más amonestación pública o, en su caso, revocación de la autorización, con posible responsabilidad de los administradores (art. 56).
Cómo ayuda Firmora a documentar tu diligencia
Firmora está pensado para que el cumplimiento no sea una tarea aparte. Incorpora un flujo KYC (Know Your Customer): verificación de la identidad del cliente con NIE o NIF y registro de los datos de la operación dentro del mismo expediente en el que gestionas y firmas el contrato. Cada operación genera un audit trail automático (qué se verificó, cuándo y por quién) que queda guardado y cifrado, de forma que puedas acreditar tu diligencia debida ante una inspección sin reconstruir nada a mano. La verificación de identidad y el expediente por operación están disponibles; el screening de personas con responsabilidad pública (PEP) llegará más adelante. Puedes empezar gratis y organizar la documentación de tus operaciones desde el primer día, sin hojas de cálculo. Recuerda que Firmora te ayuda a ordenar y conservar la evidencia, pero la responsabilidad de cumplir la normativa y la valoración de cada caso siguen siendo de la agencia.